Фабрика-кухня как эффективная бизнес-модель. Как принимать заказы

Телефонные переговоры - один из эффективнейших способов реализации товаров и услуг. От того, насколько правильно менеджер, принимающий звонки, будет общаться с потенциальными покупателями, во многом зависит их лояльность и количество продаж.

Если работа по обработке заказов и приему входящих звонков отдана на аутсорсинг в call-центр, то для него желательно заранее подготовить специальные скрипты, в соответствии с которыми будет строиться разговор.

Что такое call-скрипт и как его подготовить

Call-скрипт - это сценарий разговора, в котором предусмотрены ответы на часто возникающие вопросы покупателей. Цель его - успешно продать товары или услугу. Правильно составленный скрипт содержит несколько вариантов диалога, что позволяет менеджеру, ведущему беседу, быстро сориентироваться и не перегружать клиента не нужной информацией.

Скрипт должен строиться по следующей структуре:

Приветствие и установление контакта. Звонящий (или принимающий звонок) менеджер обязательно должен назвать свое имя и интернет-магазин, который он представляет.
Если звонок осуществляется по уже созданному лиду (например, заказ на сайте), то на следующем этапе менеджер обозначает причину, по которой он звонит. Например, можно уточнить - «Иван, вы делали заказ на товар «Х» у нас на сайте, верно?».
Выявление потребности. Далее необходимо уточнить все параметры заказа. Здесь необходимо ориентироваться на информацию, которую покупатель указал при оформлении заказа - уточнить состав заказа, комплектацию, удобный способ доставки.
Cross-sell и up-sell. Когда потребности клиента выявлены, ему предлагаются дополнительные товары, которые могут потребоваться в процессе использования основной покупки. Здесь важно не просто «навязать» товар, а рассказать о плюсах, которые покупатель получит от приобретения. Например, сообщить, что для купленного пылесоса через некоторое время могут потребоваться дополнительные фильтры, а сегодня их можно приобрести со скидкой.
Обсуждение условий и оформление заказа. Когда вся необходимая информация уточнена, можно переходить непосредственно к подтверждению заказа. Необходимо еще раз перечислить товары, входящие в заказ и озвучить итоговую сумму. Если на сумму заказ предоставляется скидка или подарок - обязательно это озвучить.
Прощание.

Каждый скрипт должен дополняться и оптимизироваться в процессе работы. Делать это можно посредством записи разговоров менеджеров с клиентами. Если в разговоре возникают проблемные моменты, скрипт меняется в соответствии с ними или дополняется новыми вариантами диалогов.

Правила общения с покупателями

Независимо от того, работает ли менеджер по скрипту или нет, существуют правила, которые желательно соблюдать при общении с потенциальными покупателями:

Отвечать на звонок необходимо с фразы «Здравствуйте! Интернет-магазин «название магазина». С первых секунд разговора клиент должен понять, что позвонил в серьезную организацию и не уточнять, туда ли он попал, если ему ответили просто «алло».
Вне зависимости от возраста покупателя, обращаться к нему на «Вы» и, желательно, по имени-отчеству.
Голос менеджера всегда должен быть жизнерадостным. Даже если это уже сотый принятый звонок, а до этого был сложный разговор. Звонящий должен «слышать» улыбку менеджера и понимать, что его звонок - не обуза.
Если на приобретаемый товар имеется скидка, или он проходит по акции - обязательно сообщить об этом. В противном случае, если покупатель сам обнаружит эту информацию после оформления заказа, он может отменить заказ и перестать доверять интернет-магазину.
Если выбранного товара нет в наличии, необходимо обязательно предложить альтернативу. Часто покупатели готовы рассмотреть аналоги и сделать покупку.
Если менеджер общается с клиентом, он не должен отвлекаться на посторонние разговоры или переключаться на вторую линию.
Даже если звонящий не настроен на мирное общение, раздражен и грубит, менеджер не должен грубить в ответ.

Чего нельзя говорить покупателю по телефону

Существуют фразы, которых при общении с покупателями, лучше избегать или заменять на более мягкие формулировки. Например:

«я не знаю» - этой фразы совсем не должно быть в лексиконе менеджера. Можно сказать «Минуту, я уточню этот вопрос» или предложить повторный звонок после уточнения информации;
«оставайтесь на линии» - если для уточнения какого-либо вопроса необходимо время, то лучше спросить у клиента - удобно ли ему будет подождать несколько минут на линии или, может, лучше перезвонить позднее;
«я не понимаю» - заменить вариантом «уточните пожалуйста»;
«вы не поняли», «вы не правы» - использование таких фраз только раздражает покупателей, лучше заменить из на «разрешите, я еще раз поясню».

Помимо этого, необходимо избегать в разговоре использования слов-сомнений - может быть, наверное, скорее всего. Но, в то же время, не стоит говорить сухим, заученным текстом, иначе у клиента создастся впечатление «ненужности».

Чтобы менеджеры были заинтересованы в успешном общении и оформлении заказов, можно разработать персональную систему мотивации.

При приеме заказа официант должен стоять возле гостя по возможности с правой стороны от него, не касаясь при этом стола, стула (кресла), не наклоняясь близко к гостям. Меню предлагается в раскрытом виде на первой странице слева левой рукой. Если за столом одной компанией сидят несколько человек, меню подается старшему из них. При встрече посетителей, приеме заказа и обслуживании официант должен соблюдать принятые правила этикета. Так, если среди гостей есть женщина, следует помочь ей занять место за столиком, подставить кресло. Меню в первую очередь предлагается старшей из женщин. Подождав несколько минут в стороне, следует вежливо спросить, нужна ли ей помощь в выборе меню. Если гости попросят посоветовать, какое блюдо лучше выбрать, официант тотчас же с готовностью должен прийти к ним на помощь, стараясь учесть вкусы посетителей. Если гость не изъявит желания, чтобы ему помогли, официанту рекомендуется терпеливо ждать. Если гость спросит официанта: "Что у вас сегодня вкусное?" - никогда не следует отвечать: "У нас все вкусно". Рекомендуя посетителю то или иное блюдо, официант должен со знанием дела рассказать о его вкусовых качествах и особенностях приготовления. После приема заказа на кулинарные блюда официант принимает заказ на винно-водочную продукцию, но при этом должен быть готов помочь гостям в выборе вин и к холодным закускам, и к первым и вторым блюдам и т.д. Официанту необходимо досконально знать не только ассортимент вин в буфете (баре), но и их качество, особенности и, в частности, умело рекомендовать те или иные вина в сочетании с заказанными блюдами. Если посетители, сев за столики, ведут продолжительный разговор, официант может, не ожидая окончания разговора, спросить: "Разрешите принять заказ?". Заказ от посетителя может принимать официант, бригадир звена официантов, а от больших компаний или групп - метрдотель.

Заказ вписывается в блокнот счетов в двух экземплярах, под копирку. Принимать заказы следует очень внимательно, чтобы предупредить возникновение недоразумений. После принятия заказа его надо повторить гостю для проверки, уточнить время подачи блюда и т.д

> Порядок обслуживания

посетитель ресторан вечеринка заказ

Порядок обслуживания посетителей означает последовательность действий, начиная с прибытия гостей в ресторан и заканчивая их уходом. Если за столы, обслуживаемые одним официантом, садятся одновременно несколько компаний гостей, необходимо учесть пожелания каждой из компаний и убедиться, что выполнение заказов не приведет к перегрузке официанта.

Разворачивая салфетку для посетителя, официант подготавливает стол для подачи блюд. Некоторые посетители сами разворачивают свою салфетку, другие ждут, когда это сделает официант. Воду со льдом можно предложить гостям после процедуры приветствия и рассаживания. В некоторых ресторанах кувшины с ледяной водой принято ставить на стол для самообслуживания. Хлеб подают сразу после того, как посетители сядут за стол. Его ставят в корзинке на стол.

Напитки подают, обходя стол против часовой стрелки. Хозяина банкета обслуживают последним. Прежде чем предложить меню, официант должен его хорошо изучить, чтобы суметь описать блюдо, знать, из чего оно приготовлено и как его подать. Официанту следует знать тонкости фирменных блюд. Подают меню гостю с правой стороны.

Заказы следует принимать, как только посетители сделают выбор. Нельзя заставлять посетителей ждать. Начинают принимать заказ с гостя, сидящего по правую руку от хозяина застолья, и переходят от гостя к гостю против часовой стрелки.

После принятия заказа следует повторить его гостям, дабы убедиться в правильности. Чтобы избежать путаницы в заказах, официанту желательно записывать информацию.

После этого официант информирует кухню, какие блюда следует приготовить, и следит, кому из гостей что подать в соответствии с его заказом. Счет оформляет таким образом, чтобы было ясно, что заказано и сколько это стоит.

Корректировка сервировки стола означает дополнение сервировки в соответствии с заказом гостя.

Заказ от посетителей может принимать официант, начальник звена официантов, метрдотель. Заказ вписывается в блокнот счетов в двух экземплярах, под копирку. Принимать заказы нужно очень внимательно, чтобы предупредить возникновение недоразумений. После принятия заказа его надо повторить гостю для проверки, уточнить время подачи блюд и т.д.

При приеме заказа официант должен стоять около гостя по возможности с правой стороны от него, не касаясь стола, стула, не наклоняясь слишком близко к гостям. Меню предлагают раскрытым на первой странице слева левой рукой. Если за столом сидит несколько человек, нужно начинать со старшего из них. При встрече посетителей, приеме заказов и обслуживании официант должен соблюдать правила этикета: помочь женщинам занять места за столиком, подставить кресло. Меню в первую очередь подается старшей из женщин. Если за столом сидят несколько посетителей, официант должен подойти к каждому из них и открыть отдельный счет. Вместе с меню подается прейскурант вин в закрытом виде.

Подождав несколько минут в стороне, пока гости изучают меню, следует поинтересоваться, нужна ли помощь в выборе меню. Если гости не изъявляют такого желания, официант должен терпеливо ждать. Если посетители, сев за столик, ведут продолжительный разговор, официант может, не ожидая окончания разговора, спросить: «Разрешите принять заказ?». Если гости просят посоветовать, какое блюдо выбрать, официант должен с готовностью прийти к ним на помощь, стараясь учесть вкусы посетителей. На вопрос: «Что у вас сегодня вкусное?» — не следует отвечать: «У нас все вкусно». Официант должен знать о вкусовых качествах особенностях приготовления каждого блюда, включенного в В меню, чтобы суметь порекомендовать их посетителю.

Сначала официант принимает заказ на кулинарные блюда, за- ю тем на винно-водочную продукцию. Он должен помочь гостям в выборе вин к холодным, горячим закускам, к первым, вторым блюдам и др., поэтому ему необходимо знать ассортимент вин, их качество, соответствие тем или иным блюдам.

По окончании приема заказа следует предложить фруктовую Ц или минеральную воду. Для группы посетителей можно рекомен- Л довать закуски из расчета полпорции на гостя, например на двоих В по одной порции икры, салата, семги, осетрины.

Приняв заказ, официант досервировывает стол в соответствии

с принятым заказом и намечает план его выполнения: заказ на производство закусок и блюд, подбор посуды для их приготовления и подачи; сервировка стола; последовательность подачи блюд и напитков.

Получив в сервизной посуду для холодных закусок, он делает заказ. Затем заказывает горячие блюда. Обычно при заказе горячих блюд официант заказывает и десертные блюда, чтобы повара В| подготовили необходимые продукты или полуфабрикаты. Тогда в В; нужный для подачи момент приготовление десерта займет значи- Втельно меньше времени.

Принимая на кухне заказанные блюда, официант обязан обратить внимание на их оформление, температуру и др. Запрещается В принимать небрежно оформленные, подгоревшие или остывшие Л блюда.

В Винно-водочные изделия отпускаются из буфета в бутылках К или на разлив в графинах, при индивидуальном заказе — 50—100 г В напитка в рюмке. При получении алкогольных и безалкогольных В напитков официант должен обратить внимание на температуру их р подачи.

При получении напитков, фруктов и др. официант должен В убедиться, что они соответствуют заказу по наименованию, полноте ассортимента и качеству, бутылки чистые и имеют целые 1 этикетки, фрукты вымыты и т.д.

Полученную продукцию официант переносит в зал на подносе, застеленном салфеткой.

Минеральная, фруктовая вода и алкогольные напитки подаются

в первую очередь, официант откупоривает бутылки, протирает горлышко салфеткой и с разрешения гостей разливает напитки (сначала обслуживает женщин), стоя с правой стороны от гостя и держа в правой руке бутылку так, чтобы ее этикетка была обращена к гостю.

После напитков официант подает холодные и горячие закуски, супы, вторые горячие блюда, десерт.

Супы приносят в суповой миске. Официант должен поставить на поднос, покрытый салфеткой, стопку подогретых глубоких тарелок, рядом со стопкой тарелок поставить миску с супом, накрытую крышкой, соусник или розетку со сметаной и зеленью, отпускаемыми отдельно; при этом следует проверить чистоту посуды, температуру супа (для горячих супов 65—70 °С, для холодных 8—15 °С), наличие сметаны и зелени, подаваемых отдельно или в супе. Поднос с супом устанавливается на подсобный стол. Далее официант разливает суп в глубокие столовые тарелки. Подают суп справа или слева соответствующей рукой.

Вторые горячие блюда отпускают в металлической посуде на однопорционных или многопорционных блюдах, в баранчиках, сковородах, в фарфоровой или керамической посуде. При получении вторых горячих блюд официант должен поставить на поднос с помощью ручника стопку подогретых мелких (столовых) тарелок, убедиться в соответствии количества порций заказу, проверить внешний вид, оформление блюда, чистоту посуды, температуру блюда (75—85 °С). При подаче вторых блюд практикуется три способа подачи: в обнос; в стол; английский способ (см. § 5). Официант обязательно должен соблюдать правило: перед порционирова- нием показывать блюдо потребителю. Наиболее распространенным обслуживанием в ресторанах «люкс» и высшего класса является обслуживание в обнос.

Гарниры и соусы можно отпускать отдельно от основного продукта, горячие гарниры — в металлической посуде, а холодные — в фарфоровой.

Сладкие блюда нередко отпускают в стеклянной, хрустальной посуде: официант должен проследить, чтобы на ней не было трещин, сколов.

Интервалы между доставкой разных блюд устанавливают официант и посетитель по договоренности.

і Квалифицированные рекомендации вин посетителям к мясным, рыбным блюдам, десерту свидетельствуют о высокой культуре обслуживания ресторана. Правильный подбор вин способствует улучшению восприятия вкусовых качеств закусок и блюд. В начале обеда к закускам для возбуждения аппетита подают водку, горькие напитки, охлажденные до 10 °С. Водку рекомендуют к острым закускам, кнеострым — охлажденные до 12—14 °С крепкие І вина (херес, портвейн, мадера). К легким закускам из рыбы и продуктам моря подходят охлажденные до 12—14 °С белые столовые і вина; к мясным гастрономическим продуктам, мясным холодным I блюдам — красные столовые вина комнатной температуры; к горячим закускам — крепкие вина комнатной температуры.

К первым блюдам предлагать вино не принято или по просьбе

Ко вторым горячим блюдам из рыбы подают охлажденное до I 10—14 °С сухое или полусухое вино. К овощным и грибным блюдам рекомендуют белые полусладкие столовые вина; к сладким І блюдам — охлажденные десертные вина (мускат, кагор). К мороженому, фруктам, шоколаду можно подать шампанское, охлажденное до 5—8 °С; к черному кофе — коньяк; к чаю—ликер, кремы, ь Для отделения осадка, образующегося при длительном хране- I нии вина, его подвергают декантации (декантированию), т.е. переливают вино из бутылки в графин таким образом, чтобы осадок I остался на дне бутылки.

Официант, принимающий заказ, после подачи десерта должен

узнать, желает ли посетитель что-то еще. Если он ответит отрицательно, официант подготавливает счет на полученных перед началом рабочего дня бланках. Счет пишется разборчиво в двух экземплярах (под копирку) с указанием фамилии официанта, даты,суммы (с перечислением всех заказанных блюд и напитков и их

цен) и подается в перевернутом виде на маленьком подносе, блюдце или в небольшой папке слева левой рукой. Если посетитель отказался от какого-либо блюда, против него следует сделать прочерк.

При обслуживании группы посетителей счет подается заказчику. Получив деньги, официант должен назвать номиналы купюр и незамедлительно дать сдачу. Бывает, что посетитель сдачу не берет, а оставляет официанту за хорошее обслуживание.

После оплаты посетителем счета официант должен помочь женщинам, пожилым людям и детям выйти из-за стола, отодвинуть стулья и проводить посетителей к выходу из зала с той же учтивостью, с которой он их встречал.

В конце рабочего дня официант составляет реестр расчетов на основании копий счетов и сдает его вместе с копиями счетов кассиру или представителю администрации.

После того как посетитель займет место за столиком, официант должен подойти к нему слева и предложить меню (в развернутом виде) и прейскурант вин (в закрытой папке). Если за столиком одной компанией сидят несколько человек, меню подается старшему из них.

При встрече посетителей, приеме заказа и обслуживании официант должен соблюдать принятые правила этикета .

Так, если среди гостей есть женщины, следует помочь им занять места за столиком, подставить кресла. Меню в первую очередь предлагается старшей из них. Подождав в стороне несколько минут, следует любезно спросить, не выбрали ли посетители что-нибудь. Если они попросят посоветовать, какое блюдо лучше выбрать, официант обязан тотчас же с готовностью прийти им на помощь, стараясь учесть вкусы посетителя.
Недопустимы советы, высказанные с видимым безразличием, когда официант, разговаривая с посетителем, рассеянно смотрит в зал.
Прежде чем порекомендовать то или иное блюдо, ему следует попытаться представить, какие виды блюд может предпочесть посетитель, — с учетом его возраста, настроения, времени года и т. д.
Если гость не изъявит желания, чтобы ему помогли, официанту рекомендуется терпеливо ждать. При этом он никогда не должен упускать из вида свой участок, своевременно подавая уже заказанные блюда и закуски на другие столики, убирая использованную посуду и пр.
Если гость спросит официанта: «Что у вас сегодня вкусного?» — никогда не следует отвечать: «У нас все вкусно».
Рекомендуя посетителю то или иное блюдо, официант должен со знанием дела рассказать о его вкусовых качествах и особенностях приготовления. Например, уместно сказать: «Закажите отбивные котлеты: их жарят на масле, к ним разнообразный гарнир из овощей, соус ароматный и вкусный». Следует также уточнить, сколько времени потребуется для исполнения заказа.
Затем официант может помочь посетителям в выборе вин к первым, вторым блюдам и т. д.
Заказ на вина должен быть принят сразу же после заказа блюд, чтобы иметь возможность охладить вино или довести его до комнатной температуры (по желанию посетителя). Официанту необходимо досконально знать не только ассортимент вин, но и их качество, особенности и, в частности, умело рекомендовать те или иные вина в сочетании с заказанными блюдами.
Если посетители, сев за столик, ведут продолжительный разговор, официант может, не ожидая окончания разговора, спросить: «Разрешите принять заказ?» Это важно для ускорения дальнейшего обслуживания.
При заказе порционных блюд необходимо проверить, готовятся ли они на производстве к указанному сроку, а при задержке вызвать метрдотеля или заведующего производством.
Заказ от посетителя может принимать официант, а от больших компаний или групп — метрдотель. Заказ записывается в блокнот счетов в двух экземплярах под копирку.
Основное правило поведения официанта при обслуживании посетителей — тактичность . Он должен обслуживать молча, не прислушиваясь к разговорам посетителей за столом, не вступая в разговор, не относящийся к обслуживанию.

Официанты не должны:

собираться группами в торговом зале; вести громкие посторонние разговоры;
присаживаться за столик посетителей,
прислоняться к стене;
сидеть в торговом зале и принимать пищу, курить;
носовым платком и расческой могут пользоваться только в подсобном помещении.

Во всех случаях официанту необходимо сохранять чувство собственного достоинства. Разговаривая с посетителями, он стоит прямо, не облокачиваясь на стол или спинку стула. Если посетитель проявит нетактичность или грубость, следует не вступать с ним в пререкания, а попытаться урегулировать конфликт самостоятельно или обратиться к администрации.
При разговоре с посетителями официант должен выбрать определенное расстояние от них — ни далеко, ни близко. Иначе в первом случае он вынужден будет говорить громче, чем обычно, а во втором — шепотом. Во время разговора недопустимо смотреть в другую сторону, держать руки в кармане или скрещивать их. Все это — выражение неуважения гостям.
Заказ следует записывать, стоя против заказчика, не сгибая корпуса, а лишь слегка наклонив голову.
Принимать заказы следует очень внимательно, чтобы предупредить возникновение каких-либо недоразумений. Если заказ большой, можно повторить его посетителю для проверки, уточнить время подачи блюд, степень поджаривания мяса и т. п.
Если за столом отдельно сидят несколько посетителей, официант должен подойти к каждому из них и открыть отдельный счет.
По окончании приема заказа следует, помимо вина, предложить фруктовую или минеральную воду и в заключение — чашку кофе или чая. Если пришли двое посетителей, им можно рекомендовать закуски из расчета полпорции на гостя, например одну порцию икры, салата, семги, осетрины.
После принятия заказа официант ставит на столы приборы и рюмки в соответствии с порядком подачи блюд.

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью